北京大学进口科教用品管理办法

（2022年3月30日第1052次校长办公会议审议通过）

　　第一章  总  则

　　第一条  为规范学校进口科教用品采购行为及免税进口科教用品的监管，根据《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国进出口商品检验法》《中华人民共和国海关进出口货物减免税管理办法》（海关总署第245号令）等法律法规和政策文件，以及《北京大学仪器设备采购管理办法》的有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

　　第二条  科教用品，指直接用于教学科研的仪器、设备、零部件和材料等。本办法适用于使用纳入学校预算管理的资金及教育基金会资金采购的进口科教用品。

　　第三条  各有关单位采购进口科教用品，应严格执行国家法律法规及学校的管理规定，自觉维护国家及学校利益。

　　第四条  实验室与设备管理部（以下简称设备部）负责学校进口科教用品的管理。

　　第二章  进口科教用品采购程序

　　第五条  进口科教用品采购程序包括提交采购申请、商务谈判、签订外贸合同、办理免税证明、向外贸公司付款、报关、报检、送货、开箱检验、向卖方付款、开具结算发票、索赔、返修等。

　　第六条  进口科教用品采购的前期工作

　　采购进口科教用品前，采购人须做好以下工作：

　　（一）落实采购计划及预算。预算中应考虑进口科教用品代理服务费、汇率波动、不能免税时进口环节税费等。

　　（二）按国家和学校规定，完成调研、询价、谈判、论证、招标等确定供货商的前期程序。

　　第七条  提交进口科教用品的采购材料

　　前期工作完成后，采购人须向设备部提交以下材料备案：

　　（一）《北京大学进口科教用品购置申报表》，由采购人签字确认，院系审核盖章。凡涉及射线装置、含放射源设备及同位素试剂等，须由学校设备部环境保护办公室审核、盖章。

　　（二）《免税用途说明表》，由采购人签字确认，院系审核盖章。

　　（三）报价单，由采购人签字确认。

　　（四）产品彩页，内容须至少包括产品名称、品牌、型号、外观，以及主要的指标参数和功能介绍等。

　　（五）单台或批量预算金额在学校采购限额标准以上的科教用品，若以招标方式采购的还须提供《中标通知书》复印件，以单一来源方式采购的还须提供《单一来源采购申报表》复印件。

　　第八条  外贸代理委托

　　设备部审核采购人提交的采购材料，经初审合格后，由部领导审批，采购金额在学校采购限额标准以上的还须报主管校长审批，审批通过后委托外贸公司代理进口事宜，包括签订外贸合同、办理免税证明、向供应商付款、报关、报检、送货、开具结算发票、索赔（返修）等。

　　第九条  暂付款办理

　　采购人按设备部核定的付款金额办理预付款手续，向外贸公司付款。预付款一般包括：货款、外贸业务服务费（包括代理费、银行费、报关、报检、仓储费、检验检疫费、海运港杂费、内陆运保费等进口过程中发生的相关费用）。最终费用以结算发票金额为准，多退少补。

　　信用证付款方式的项目，外贸公司应在收到学校暂付款后按照外贸合同约定的时限及时开具信用证，汇率以承兑支付当天的汇率为准。电汇付款方式的项目以向供应商付款当日的汇率为准。

　　所有项目的汇率风险由采购人承担。

　　第十条  免税申请

　　（一）只有使用纳入学校预算管理的资金采购且固定资产归属学校的科教用品才能申请免税。采购人应根据项目资金来源和固定资产归属等实际情况判断是否能申请免税，并如实填写《北京大学进口科教用品购置申报表》和《免税用途说明表》中有关内容。

　　（二）设备部负责整理免税申请材料并向海关做好解释工作。能否免税的最终解释权在海关，如不能免税，由采购人承担相应税款。

　　免税申请材料包括：外贸合同、外贸代理协议、《免税用途说明表》、产品彩页以及海关要求提供的其他材料，材料的内容应能够充分支持科教用品享受减免税政策的理由。免税申请材料是海关判定是否免税的重要依据，采购人应认真填写，并对其内容的真实性和准确性负责。

　　（三）外贸合同一经签订即具有法律效力，采购人不得以免税未批准或经费不充足为由撤销外贸合同，但采购人与卖方另有约定的除外。

　　第十一条  报关、报检、送货

　　供应商发货后，外贸公司负责办理报关、报检手续并安排送货，由采购人负责货物的接收。在接收货物时，采购人应对货物外包装进行检验，如发现包装破损、标签异常等情况，应要求送货人提供物流或货代公司出具的破损证明，拍照留存证据并及时通知外贸公司解决。

　　事先未通过设备部办理进口科教用品有关的采购程序，擅自发运至海关的货物，设备部不予受理。

　　第十二条  开箱检验、验收与结算、索赔、返修

　　到货前，采购人应事先准备好安装地点和条件，到货后及时与供应商联系开箱检验、安装调试、验收等事宜。

　　（一）开箱检验

　　必须经商检机构检验的进口商品，由外贸公司代为申报，在商检机构规定的地点和期限内，接受商检机构对商品的检验。符合自检要求的，采购人需向商检机构提交《设备自检验收报告》。采购人应积极配合检验检疫部门的现场查验，未经检验检疫部门同意不得擅自开箱。

　　货物的开箱检验一般由采购人与供应商相关人员共同完成。双方应对货物开箱前后的状态进行全方位拍照并留存，双方按照外贸合同和装箱单逐一清点货物情况。开箱过程如发现货物破损、规格型号不符、漏发等情况，采购人应与供应商相关人员签署书面备忘录，并立即通知设备部和外贸公司处理。备忘录由双方签字确认，一式三份，采购人、供应商、设备部各持一份。

　　（二）验收

　　货物安装调试完成后，由采购人按学校相关规定组织验收并出具验收报告。凡合同中要求提供验收报告的货物，验收合格后，采购人应及时提请设备部进行验收复核。

　　验收过程如发现货物存在质量问题或达不到约定的技术指标要求等情况，采购人应与供应商签署书面备忘录，并及时通知设备部和外贸公司处理。

　　（三）与外贸公司结算

　　验收合格后，采购人应及时向外贸公司支付尾款，不得无故拖欠外贸公司货款。

　　（四）索赔

　　索赔期一般为货物到港日起的60—90天内（具体索赔期应以合同约定为准）。如需索赔，采购人应至少在索赔期到期日30天前向设备部提出书面诉求并提供相关证明材料，由设备部及外贸公司办理相关事宜，费用一般应由卖方承担。

　　（五）返修

　　使用过程中如需返厂维修，采购人应事先向设备部提交返修申请，由外贸公司与卖方签订《返修协议》，并由外贸公司负责办理相关手续。

　　除合同另有约定，质保期内返修一般由供应商承担全部费用；质保期外返修发生的报关费、运保费、修理费及修理税由采购人承担。

　　第十三条  建立固定资产与报销

　　采购人收到外贸公司开具的结算发票后，应在2周内办理固定资产建账及报销手续。对结算发票金额有异议的，应在收到票据后及时向设备部提出。

　　第十四条  进口档案资料保管

　　原件：《北京大学进口科教用品购置申报表》《免税用途说明表》、签字确认的报价单、验收报告等。

　　复印件：产品彩页、外贸合同、免税证明、结算发票、报关单等。

　　进口档案资料原件和复印件由设备部保管，自出具验收报告之日起，至少保存十五年。

　　采购人应妥善保存与采购相关的书面文件及验收过程中的有关资料，包括合同复印件、付款通知复印件、开箱和安装调试过程中的有关资料（如开箱记录、装箱清单、安装调试记录、设备说明书及全套随机文件、合格证、备忘录等）。若发生返修，相关材料也应一并保存。

　　第三章  免税进口科教用品监管

　　第十五条  免税进口科教用品应严格按照海关监管规定使用和管理。

　　（一）免税进口科教用品须放置于免税申报时的使用地点，并用于申报时所列的特定用途。在海关监管期内（自海关放行之日起：船舶、飞机八年；机动车辆六年；其他货物三年），未经海关许可，任何单位不得擅自将海关监管的免税进口科教用品抵押、转让、移作他用或者进行其他处置。如需对免税进口科教用品进行上述处置，应提前报设备部审批。未经审批擅自处置免税进口科教用品的，将依法追究相关人员的责任。

　　（二）严禁将免税进口实验用材料(如试剂、器件、特殊金属材料等)交由其他单位使用。

　　（三）在海关监管期内，采购人应详细登记免税进口科教用品使用情况，在每年6月30日前向设备部备案使用情况。未按规定备案的，设备部暂停受理该采购人及所在院系进口科教用品的采购申请。

　　（四）设备部负责对海关监管期内免税进口科教用品的使用情况进行管理，并定期向海关备案。

　　第十六条  学校各相关单位应积极配合海关对免税进口科教用品账务、固定资产、使用情况等的各项检查。

　　第四章  接受境外赠送科教用品

　　第十七条  学校鼓励利用各种海内外资源接受境外赠送先进的科教用品，促进学校教学、科研事业发展。赠送方应出于友好并以支持学校教学科研活动为主要目的。

　　第十八条  拟赠送科教用品应权属清晰、无知识产权纠纷。受赠单位应对拟赠送科教用品的使用价值作出客观评价后再决定是否接受，同时还应注意接受赠送的附带条件不得损害国家利益、学校利益。

　　第十九条  所有以学校名义接受的赠送物品均属学校资产，须按学校固定资产管理办法管理。

　　第二十条  受赠单位须准备如下资料：

　　（一）《进口科教用品接受赠送申报表》，由受赠单位签字确认并审核盖章。凡涉及射线装置、含放射源设备及同位素试剂等，须环保办审核、盖章。

　　（二）《免税用途说明表》，由受赠单位签字确认并审核盖章。

　　（三）产品彩页，内容须至少包括产品名称、品牌、型号、外观，以及主要的指标参数和功能介绍等。

　　（四）赠送方出具的带有签名或签章的正式书面赠送函及赠送清单（原件），或双方签署的赠送协议。如赠送函及赠送清单或赠送协议由外文书写，受赠单位须同时提交相应的中文翻译件。

　　（五）学校出具的加盖校公章的正式书面接收函，用于向海关申报清关。

　　（六）形式发票。

　　（七）其他相关资料。

　　第二十一条  外贸代理委托

　　设备部负责委托外贸公司办理受赠科教用品的进口事宜，包括办理免税证明、报关、报检、送货等。

　　第二十二条  免税申请

　　免税申请材料包括：赠送函及赠送清单、接收函、《免税用途说明表》、产品彩页以及海关要求提供的其他材料，材料的内容应能够充分支持科教用品享受减免税政策的理由。《免税用途说明表》是海关判定是否免税的重要依据，受赠单位应认真填写，并对其内容的真实性和准确性负责。

　　设备部负责整理免税申请材料等工作。如果免税申请未被海关批准，受赠单位应承担相应税款。

　　第二十三条 办理接受赠送科教用品过程中发生的相关费用（如境外拆装费、国际运保费、报关、报检、仓储费、检验检疫费、海运港杂费及内陆运保费等）由受赠单位与赠送方协商承担。

　　因赠送前期手续办理不全而赠送方提前发货所产生的额外费用（如滞报金等）由受赠单位与赠送方协商承担。

　　免税进口的境外赠送科教用品须按照本办法第三章进行监管。

　　第五章  暂时进境

　　第二十四条  用于教学科研的暂时进境货物须办理暂时进境手续。

　　暂时进境申请人填写《货物暂时进出境申请书》和《备案信息表》提交给设备部，设备部审核后向海关提交申请。

　　办理暂时进境手续需向海关缴纳相当于应缴税款金额的保证金。申请人应根据海关要求，及时办理保证金缴纳和退还手续。

　　第二十五条  暂时进境货物应在进境之日起6个月内复运出境。因特殊情况需要延长期限的，暂时进境申请人应在规定期限届满30日前向设备部提出申请，并办理海关延期手续，经主管地海关批准后方可延期，延期最多不超过3次，每次延长期限不超过6个月。

　　第二十六条  暂时进境货物确需进口的，暂时进境申请人应在货物复运出境期限届满30日前向设备部提出申请，经主管地海关批准后，按照规定办理进口手续。 

　　第六章  《最终用户和最终用途说明》的办理

　　第二十七条  《最终用户和最终用途说明》是中华人民共和国商务部代表中国政府向出口国政府出具的进口管制类产品的证明文件。需要办理《最终用户和最终用途说明》的，应按照《北京大学对进口国外管制类产品的申报及管理办法》的要求，提前准备好书面申请材料，向设备部报送申请材料，设备部初审并报主管校长批准后向商务部提交申请。

　　第二十八条  申请办理《最终用户和最终用途说明》的采购人，应严格遵守国家有关规定，积极配合商务部的管理，包括采购人需按照要求赴商务部面谈等。

　　第七章  法律责任

　　第二十九条  采购人是进口科教用品使用管理的责任人，应对所提交申报材料的真实性和准确性、科教用品的使用和管理情况负责。

　　第三十条  违反本办法规定，擅自处置免税进口科教用品，给学校造成损失的，取消该采购人以学校名义申请办理免税的资格，并追究相应责任。

　　第三十一条  违反本办法规定，未经检验检疫部门同意擅自开箱，给学校造成损失的，采购人应承担相应责任。

　　第三十二条  发生以下情形之一的，依据学校有关规定处理：

　　（一）采购人在外贸合同履行过程中，未及时将合同履行的异常情况提交至设备部，给学校造成损失的。

　　（二）其他违反国家和学校有关规定的行为。

　　第八章  附  则

　　第三十三条  医学部和各临床医院参照本办法制定实施细则。

　　第三十四条  本办法由实验室与设备管理部负责解释。

　　第三十五条  本办法自发布之日起施行。学校原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。